一、培訓(xùn)中心檔案由培訓(xùn)中心副主任負(fù)責(zé)管理。
二、培訓(xùn)中心檔案應(yīng)建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專柜。配備政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、熱愛檔案工作的專（兼）職人員，并保持相對穩(wěn)定。
三、要將檔案工作納入學(xué)校工作的議事日程。
四、檔案人員的主要任務(wù)：
（一）負(fù)責(zé)培訓(xùn)中心相關(guān)材料的收集、整理、保存、統(tǒng)計(jì)、存檔等工作。
（二）凡在培訓(xùn)工作中形成的具有保存價值的文件材料，均需進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔。
（三）培訓(xùn)中心綜合檔案的歸檔時間：文書檔案材料每年四月份進(jìn)行立卷歸檔；培訓(xùn)過程檔案材料每學(xué)年結(jié)束后立卷歸檔。
（四）培訓(xùn)中心檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。
（五）培訓(xùn)中心卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整。收文應(yīng)有正文、附件、辦理結(jié)果；發(fā)文應(yīng)有定稿、印本、附件；來往文書應(yīng)有請示、批復(fù)；處分材料應(yīng)有綜合、旁證、個人交待和處理結(jié)果。
（六）卷內(nèi)文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批復(fù)在前，請求在后。各類案卷均要填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚，紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。不準(zhǔn)用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙書寫，并拆除卷內(nèi)金屬物。
（七）案卷裝訂要整齊美觀。標(biāo)題一般應(yīng)有作者、問題、名稱，能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，政治上無誤，文詞上簡明確切。
（八）文件材料歸檔后，檔案人員應(yīng)本著便于保管、方便利用的原則對案卷進(jìn)行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記，做到排列有序，并按年代和保管期限編號。
五、綜合檔案室要做到有專室、專柜、專（兼）職人員負(fù)責(zé)，切實(shí)做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
六、借閱制度
（一）外部門人員查閱本中心檔案必須征得主管領(lǐng)導(dǎo)同意，并辦理書面手續(xù)。
（二）嚴(yán)守檔案材料機(jī)密，不準(zhǔn)隨便轉(zhuǎn)借檔案。未經(jīng)許可不得擅自摘錄和復(fù)制。
（三）愛護(hù)檔案，不得拆卷、涂改、撕毀、圈點(diǎn)、劃道、拆疊等。
（四）經(jīng)批準(zhǔn)摘錄的材料，要經(jīng)檔案室工作人員審查。證明性材料，必須校對無誤后蓋章。
（五）外借檔案必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，并向檔案人員辦理借閱登記手續(xù)。借出時間，一般不得超過七天，超過時間另行辦理手續(xù)。
（六）檔案工作人員要熟悉檔案，了解需求，積極主動地做好檔案的提供利用工作。檔案室應(yīng)根據(jù)工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數(shù)字匯集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料，為提供利用檔案創(chuàng)造條件。
（七）培訓(xùn)中心檔案的鑒定與銷毀。培訓(xùn)中心綜合檔案室應(yīng)按上級行政部門和檔案管理部門有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定。認(rèn)真做好檔案的鑒定工作。對超過保管期限，失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見，并填寫銷毀清冊，報本中心領(lǐng)導(dǎo)和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀。銷毀時應(yīng)指定二人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字，防止失密。
